Näet 12 asiakasta viikossa. Tiedät heidän nimensä, tavalliset aikansa ja puhelinnumeronsa. Kun uusi asiakas ottaa yhteyttä, katsot kalenteria, ehdotat kahta aikaa ja vahvistat ajan viestillä. Siihen menee noin 90 sekuntia.
Sitten joku sanoo, että tarvitset ajanvarausohjelmiston. Selaat SimplePracticea, $39/kk, Jane Appia, $54/kk, tai Calendly + Stripe -yhdistelmää, jossa hallitset kahta erillistä työkalua. Käytät viikonlopun saatavuusikkunoiden, intake-lomakkeiden, automaattisten muistutusten ja peruutusehtojen säätämiseen. Kaiken tämän vain korvataksesi prosessin, joka jo toimi.
Useimmilla yksin toimivilla terapeuteilla ja counseloreilla ei ole ajanvarausongelmaa. Heillä on maksuongelma. Se, että maksu saadaan ennen sessiota tai sen jälkeen siististi ilman kiusallisia rahakeskusteluja, on todellinen kitka. Kaikki muu on overheadia.
Mitä ajanvarausohjelmisto oikeasti antaa ja mistä maksat
Ajanvarausalustat niputtavat kolme asiaa yhteen: ajanvarauksen, maksunkäsittelyn ja practice managementin. Ajanvaraus näyttää vapaat slotit ja antaa asiakkaan varata itse. Maksunkäsittely veloittaa kortin varauksen yhteydessä. Practice management hoitaa intake-lomakkeet, sessiomuistiinpanot, vakuutuskorvaukset ja muistutukset.
Jos olet yksin toimiva yksityisvastaanoton terapeutti ilman vakuutuslaskutusta, käytät ehkä 20 % siitä mitä nämä alustat tarjoavat. Et tarvitse vakuutuskorvausten hallintaa. Et todennäköisesti tarvitse automaattisia intake-lomakkeita, PDF tai sähköposti riittää. Et ehkä tarvitse edes itsevarattavaa kalenteria, jos volyyminne on hallittava.
Se mitä oikeasti tarvitset, on tapa jolla asiakas voi maksaa käynnin tai käyntipaketin verkossa, ilman että hän antaa sinulle käteistä tai lähettää tilisiirron koko nimellään viitteessä.
Se on maksusivu. Ei ajanvarausalusta.
Milloin tarvitset ajanvarausohjelmiston oikeasti
Tämä kannattaa sanoa suoraan. Kaikki terapeutit eivät voi skipata ajanvarausalustaa.
Jos laskutat vakuutuksia, tarvitset todennäköisesti ohjelmiston joka luo claimit, seuraa EOB:t ja hallitsee copayt. SimplePractice ja Jane App on rakennettu juuri siihen. Jos näet yli 30 asiakasta viikossa ja itsevaraus säästää sinulta aidosti paljon hallinnollista aikaa, kuukausimaksu voi olla perusteltu. Jos tarvitset HIPAA-yhteensopivia kliinisiä muistiinpanoja kliiniseen järjestelmään, yleiskäyttöinen työkalu ei riitä.
Mutta jos olet yksityismaksullinen terapeutti tai counselor, näet 8-20 asiakasta viikossa ja hoidat ajanvarauksen jo nyt sähköpostilla tai viestillä, ajanvarausalusta ratkaisee ongelmia joita sinulla ei ole. Se mitä seuraa, on juuri tälle profiilille.
Miten otat maksun terapiakäynnistä tuotesivulla
Setup on yksinkertaisempi kuin miltä se kuulostaa. Tuotesivusi listaa mitä tarjoat: yksilökäynti, parikäynti, käyntipaketti. Jokaisella on hinta. Asiakas klikkaa, maksaa kortilla Stripen tai PayPalin kautta ja saa vahvistussähköpostin. Sinä saat maksuilmoituksen. Siinä on koko virta.
Mitä sivulle kannattaa laittaa
Pidä tämä kliinisen yksinkertaisena. Terapia-asiakkaat eivät tarvitse markkinointitekstiä. He tarvitsevat selkeyttä.
- Nimesi, pätevyytesi ja yhden lauseen kuvaus siitä keiden kanssa työskentelet
- Käyntityypit hintoineen, kuten yksilökäynti 50 min, €70, parikäynti 80 min, €95, ja 4 käynnin paketti, €260
- Huomio peruutusehdosta, esimerkiksi "Käynnit voi siirtää 24 tunnin varoitusajalla"
- Linkki kalenteriisi ajan valintaa varten, Google Calendar appointment slots, Calendlyn ilmaisversio tai jopa "ota yhteyttä ajan sopimiseksi"
Siinä kaikki. Ei pitkää elämäkertaa, ei filosofialausetta, ei stock-kuvia mietteliäästi ikkunasta ulos katsovasta ihmisestä. Asiakkaat, jotka päätyvät maksusivullesi, tietävät jo haluavansa varata ajan. He löysivät sinut referralin, Psychology Today -profiilin tai suosituksen kautta. Sivun tehtävä on tehdä maksamisesta helppoa, ei vakuuttaa heitä.
Käyntipaketit
Paketin, 4 tai 8 käyntiä, tarjoaminen pienellä 5-10 % alennuksella tekee kaksi asiaa. Se vähentää kitkaa jokaisen yksittäisen session maksamisesta, ja se rohkaisee sitoutumiseen prosessiin. Asiakas, joka on maksanut neljä käyntiä etukäteen, ilmestyy paikalle todennäköisemmin kuin se, joka maksaa kerran kerrallaan ja peruu kun viikko käy hankalaksi.
Hinnoittele paketti 5-10 % alle yksittäisten käyntien yhteishinnan. Enemmän kuin tämä aliarvostaa työtäsi. Vähemmän ei motivoi sitoutumista riittävästi.
Ajanvaraus ilman ajanvarausohjelmistoa
Oletus on, että asiakkaat tarvitsevat kalenterin voidakseen varata itse. Joillekin vastaanotoille kyllä. Useimmille yksin toimiville terapeuteille ei.
Yksinkertainen versio
Nykyisillä asiakkaillasi on jo viikoittainen vakioaika. Uusi asiakas lähettää viestin tai sähköpostin, katsot kalenteria, ehdotat kahta aikaa ja hän valitsee toisen. Tämä toimii noin 15-20 viikoittaiseen asiakkaaseen asti ennen kuin siitä alkaa tulla oikea hallinnollinen taakka.
Hiukan jäsennellympi versio
Google Calendarissa on ilmainen ajanvarausominaisuus. Asetat saatavuutesi, jaat linkin ja asiakas valitsee vapaan ajan. Se synkronoituu henkilökohtaiseen kalenteriisi, joten tuplavarauksia ei synny. Asiakkaan ei tarvitse luoda tiliä. Ilmainen.
Calendlyn ilmaisversio tekee saman hieman siistimmällä käyttöliittymällä ja automaattisilla vahvistussähköposteilla. Se myös sallii bufferiajan asettamisen sessioiden väliin, mikä on tärkeää. Tarvitset 10-15 minuuttia asiakkaiden väliin ja työkalun pitää pystyä pakottamaan tämä.
Jompikumpi näistä yhdistettynä maksusivuun antaa sinulle noin 90 % siitä mitä SimplePractice tarjoaa, ilman kuukausimaksua. Se puuttuva 10 % on vakuutuslaskutus ja kliinisten muistiinpanojen säilytys, joita yksityismaksullinen terapeutti ei välttämättä tarvitse.
Entä luottamuksellisuus?
Reilu kysymys. Työskentelet herkkien asiakassuhteiden kanssa.
Maksusivu näyttää asiakkaan nimen ja sähköpostin, maksetun summan ja tuotteen nimen, kuten "Yksilökäynti" tai muun antamasi nimen. Se ei tallenna sessiomuistiinpanoja, diagnostista tietoa eikä mitään kliinistä. Maksunvälittäjä, Stripe tai PayPal, on PCI-DSS-yhteensopiva, eli korttidata käsitellään turvallisesti. Itse transaktio ei eroa siitä, mitä tapahtuu asiakkaan maksaessa SimplePracticen kautta, koska SimplePracticekin käyttää maksunvälityksessä Stripea.
Maksusivu ei tee seuraavaa: se ei tallenna sessiomuistiinpanoja, hallinnoi kliinisiä tietoja eikä toimi EHR:nä. Jos tarvitset nämä asiat, käytä kliinistä työkalua kliiniselle datalle ja erillistä maksusivua maksuille. Näiden erottaminen on itse asiassa tietojen käsittelyn kannalta puhtaampi ratkaisu.
Miten terapeutit käytännössä saavat asiakkaat maksamaan
Nadia on Riiassa toimiva psykoterapeutti, jolla on 14 asiakasta viikossa yksityisvastaanotolla. Hän käytti vuoden ajan SimplePracticea, $39/kk. Kaikki asiakkaat olivat private-pay. Hän ei käyttänyt vakuutuslaskutusta lainkaan, intake-lomakkeita tuskin koskaan, ja asiakkaat sopivat ajat joka tapauksessa suoraan hänen kanssaan viestitse.
Hän vaihtoi tuotesivuun, jossa oli kolme vaihtoehtoa: yksittäinen sessio, €65, parikäynti, €90, ja 4 käynnin paketti, €240. Asiakkaat maksavat ennen sessiota linkin kautta, jonka hän lähettää viestillä. Ajanvaraus pysyy Google Calendarissa.
Tulos: €468 vuodessa säästöä ohjelmistosta. Maksujen kerääminen muuttui mallista "lähetän sinulle laskun jälkeenpäin" malliin "tässä linkki, maksa kun sinulle sopii". Vähemmän kiusallisia rahakeskusteluja. Asiakkaat jopa pitivät tästä enemmän.
Maksulinkki toimii hyvin myös terapeuteille, jotka haluavat tarjota workshopeja, ryhmiä tai yksittäisiä webinaareja. 90 minuutin ahdistuksenhallintaworkshop €35 hinnalla ei tarvitse ajanvarausohjelmistoa. Se tarvitsee sivun, jossa on kuvaus ja maksupainike.
NanoCart hoitaa tämän setupin. Asiakkaat maksavat oman Stripe- tai PayPal-tilisi kautta. Vahvistussähköposti lähtee automaattisesti. Ei provisiota, ei revenue sharea. Alkaen €2.50/kk. Olipa kyse yhdestä sessiosta, paketista tai workshopista, setup on sama: lisää tarjooma, aseta hinta, jaa linkki.
Toimintasuunnitelma
Avaa ajanvarausalustasi ja tarkista: käytätkö vakuutuslaskutusta, intake-lomakkeita, automaattista ajanvarausta tai kliinisiä muistiinpanoja? Jos vastaus on "vain maksut ja ehkä ajanvaraus", maksat liikaa. Jos laskutat vakuutuksia, pidä alusta siihen ja käytä erillistä maksusivua private-pay-asiakkaille.
Kolme kohtaa riittää alkuun: yksittäinen sessio, parikäynti tai pidempi sessio ja 4 käynnin paketti. Lisää pätevyytesi, yhden rivin kuvaus ja peruutusehtosi. Yhdistä Stripe. Tämä vie noin 10 minuuttia.
Google Calendar appointment slots tai Calendlyn ilmaisversio. Määritä saatavuutesi, lisää 15 minuutin bufferit sessioiden väliin ja jaa ajanvarauslinkki maksusivulla tai erikseen viestillä.
Sen sijaan että sanoisit "lähetän laskun myöhemmin", lähetä maksulinkki. Asiakas maksaa silloin kun hänelle sopii, sinä saat ilmoituksen ja ajanvaraus tapahtuu kalenterilinkin tai nopean viestin kautta. Testaa tätä 2-3 asiakkaalla ennen kuin vaihdat kaikki tähän malliin.