Kun uusi asiakas ottaa yhteyttä, lähes jokaisessa ensimmäisessä viestinvaihdossa nousee esiin samat neljä kysymystä: mitä tarjoat, paljonko se maksaa, miten maksan ja miten varaan ajan? Vastaat niihin viestillä yksi asiakas kerrallaan, yleensä aina samassa järjestyksessä.
Varaussivu vastaa kaikkiin neljään kysymykseen ennen kuin asiakas ehtii kysyä. Se ei korvaa terapeuttista suhdetta eikä intake-prosessia. Se poistaa hallinnollisen edestakaisen viestinnän, joka tulee ennen kumpaakin.
Tässä kuvattu versio on tarkoituksella lean. Ei ajanvaraussoftaa, ei intake-lomakkeita, ei asiakasportaalia. Vain tiedot, joita asiakas tarvitsee sitoutuakseen ensimmäiseen käyntiin.
Mitä terapian varaussivun oikeasti pitää tehdä
Varaussivulla on neljä tehtävää. Kaikki muu on valinnaista.
Sitä sivun ei tarvitse tehdä: selittää terapeuttista lähestymistapaasi syvällisesti, sisältää elämäkertaa, osoittaa thought leadershipia tai toimia markkinointisivuna. Ne ovat verkkosivun tavoitteita. Varaussivulla on yksi tavoite: sitoutunut asiakas, joka on maksanut.
Varaussivu vs maksusivu
Tämä ero kannattaa tehdä, koska se vaikuttaa siihen mitä rakennat.
Maksusivu on lista siitä mitä myyt ja tapa maksaa. Varaussivu on maksusivu, joka kertoo lisäksi miten saatavuus toimii ja mitä maksun jälkeen tapahtuu. Ero on kontekstissa: varaussivu selittää varausprosessin suoraan, koska asiakas joka ei ole koskaan aiemmin ollut terapiassa ei tiedä pitääkö aika varata ensin vai maksaa ensin.
Maksusivu
Yksittäinen käynti, €75. Maksa ja otan yhteyttä 24 tunnin sisällä ajan sopimiseksi.
Toimii hyvin vakiintuneissa referral-virroissa, joissa asiakkaat jo tietävät miten työskentelet.
Varaussivu
Yksittäinen käynti, €75. Maksa varataksesi paikan. Maksun jälkeen saat vahvistuksen, saatavuuteni ja linkin ajan valintaan.
Toimii hyvin uuden asiakashankinnan, julkisten hakemistojen ja kaikkien niiden tilanteiden kanssa, joissa asiakas ei vielä tunne prosessiasi.
Mitä sivulle kannattaa laittaa ja missä järjestyksessä
Järjestys merkitsee. Asiakas silmäilee sivun ylhäältä alas, ja jokainen elementti joko pitää huomion tai hukkaa sen.
Koko nimesi ja ammattipätevyys. "Dr. [Nimi], Licensed Psychotherapist" tai "Chartered Psychologist, HCPC Registered". Yksi rivi riittää. Referralin kautta tullut asiakas tietää jo kuka olet, tämä vain vahvistaa sen. Hakemistosta tullut tarkistaa pätevyytesi tästä.
Ei terapeuttista filosofiaa, ei listaa modaliteeteista, ei kappaletta koulutuksestasi. Yksi lause: "Yksilöterapiaa aikuisille, jotka kokevat ahdistusta, uupumusta ja elämänmuutoksia." Tämä kertoo heti onko sivu asiakkaalle relevantti.
Listaa tärkeimmät käyntityyppisi: yksilökäynti (50 min), pidempi käynti (80 min), 4 käynnin paketti hintoineen. Jos tarjoat sekä etä- että lähivastaanottoa, mainitse se. Jos sinulla on eri hinnat eri ryhmille, mainitse se. Jokaisen hinnan pitää näkyä ennen kuin asiakas edes harkitsee maksamista.
Asiakkaan pitää tietää: mitä tapahtuu maksun jälkeen, kuinka nopeasti otat yhteyttä ja mikä seuraava askel on. "Maksa alla olevasta painikkeesta. Otan yhteyttä 24 tunnin sisällä vahvistaakseni ajan. Käynnit pidetään Zoomissa tai vastaanotollani [kaupunki]." Siinä koko varausprosessi kirjoitettuna.
Yksi täsmällinen lause. "Alle 24 tunnin varoitusajalla perutut käynnit veloitetaan täysimääräisesti." Laita se käyntivaihtoehtojen alle ja ennen maksupainiketta. Asiakkaat lukevat sen. Se vähentää riitoja. Ehdon puuttuminen luo epäselvyyttä, jota kadut myöhemmin.
Miten näyttää saatavuus
Yleinen virhe on upottaa sivulle kalenteriwidget, kuten Calendly tai Acuity, jotta asiakas voi valita ajan jo maksun hetkellä. Se kuulostaa tehokkaalta, mutta luo useimmille yksin työskenteleville terapeuteille kaksi ongelmaa.
Valitsitpa kumman mallin tahansa, sano se sivulla suoraan. "Varaa ja maksa alla. Otan yhteyttä 24 tunnin sisällä vapaisiin aikoihin liittyen" on selvä. "Varaa käynti" epäselvän painikkeen kanssa ei ole.
Kysymykset, jotka varaussivun pitäisi estää kokonaan
Tässä viisi kysymystä, joita asiakkaat lähettävät useimmiten viestillä, ja se yksi sisältökohta joka tekee kustakin tarpeettoman:
| Toistuva kysymys | Laita tämä sivulle | Tulos |
|---|---|---|
| "Teetkö etävastaanottoa?" | "Käynnit ovat saatavilla Zoomissa ja lähivastaanotolla osoitteessa [osoite]." | Kysymys katoaa kokonaan |
| "Paljonko se maksaa?" | Hinta selvästi jokaiselle käyntityypille ennen maksupainiketta | Ei hintakyselyä ennen maksua |
| "Miten ajanvaraus toimii?" | 3 lauseen varausprosessi kirjoitettuna näkyviin | Asiakas tietää mitä tapahtuu maksun jälkeen |
| "Onko sinulla aikaa tällä viikolla?" | "Otan yhteyttä 24 tunnin sisällä maksusta vahvistaakseni ajan." | Odotukset asettuvat, reaaliaikaista saatavuuskyselyä ei tarvita |
| "Mitä jos joudun peruuttamaan?" | Peruutusehto ennen maksupainiketta | Ei epäselvyyttä, vähemmän kiistoja |
Sabine on Wienissä työskentelevä psykoterapeutti, joka pyörittää täyttä yksityisvastaanottoa osa-aikaisen neuvontakeskustyön rinnalla. Hänellä ei ollut varaussivua. Uudet asiakkaat löysivät hänet hakemiston kautta ja lähettivät tekstiviestin suoraan. Jokainen uusi asiakas vaati keskimäärin 4-6 viestinvaihtoa ennen kuin ensimmäinen käynti oli sovittu ja maksettu.
Hän rakensi varaussivun yhdessä iltapäivässä: käyntityypit, hinnat, kolmen lauseen varausselitys ja peruutuslause. Hän lisäsi linkin hakemistoprofiiliinsa. Uuden asiakkaan viestinvaihto putosi keskimäärin 4-6 viestistä 1-2 viestiin ja yleensä jäljelle jäi vain ajan vahvistus. Hänen arvionsa mukaan tämä säästää noin 45 minuuttia viikossa uuden asiakasputken hallinnassa.
Varaussivu ei tarvitse kokonaista verkkosivua
Sama periaate kuin maksusivuissa: lähettävä lääkäri, Psychology Today -listaus tai kollegan suositus tekee luottamustyön ennen kuin asiakas näkee sivusi. Varaussivusi on konversiovaihe, ei awareness-vaihe.
Yksi tuotesivu, otsikko, käyntivaihtoehdot, varausselitys ja maksu tekee tässä kontekstissa kaiken mitä verkkosivun etusivu tekisi. About Me -sivu, blogi, UKK-osio ja testimonials-karuselli ovat kaikki valinnaisia lisukkeita. Käytännöllisesti tärkeää on se sivu, joka muuttaa referralin varatuksi ensimmäiseksi käynniksi.
Ensimmäisen version pitäisi olla tylsä
Ensimmäisen version ohje varaussivulle:
- Käytä sivun otsikkona koko nimeäsi ja pätevyyttäsi. Ei vastaanoton nimeä, ei taglinea. Nimesi on se luottamusankkuri, jota lähettävä kollega käytti.
- Listaa korkeintaan kaksi tai kolme käyntityyppiä. Yksilökäynti (50 min), pidempi käynti (80 min) ja ehkä paketti. Älä lisää jokaista palvelua, jota voisit joskus tulevaisuudessa tarjota.
- Kirjoita varausprosessi yhdeksi lyhyeksi kappaleeksi. Mitä tapahtuu maksun jälkeen, kuinka nopeasti vastaat ja missä muodossa käynti toteutuu. Suoraa kieltä, ei jargonia.
- Kirjoita peruutusehto yhdeksi lauseeksi. Yksi lause, täsmällinen aikaraja, ei neuvottelukieltä. Valmis.